Compleet cloud-native printbeheer voor bedrijven

Cloud Print Management inzetten voor werkomgevingen op afstand

Werken op afstand betekent dat we overal kunnen werken. Maar lange tijd, zelfs met de komst van thuis-wifi en beveiligde cloudgebaseerde netwerken, betekende het printen van een fysiek document meestal dat je bij een echte printer moest staan.

Dit was vervelend. Niet alleen voor de mensen die gedwongen werden om te reizen om te printen, maar ook vanuit het oogpunt van bedrijfsefficiëntie. Er was geen centrale, eenvoudige manier om printmobiliteit en printen op afstand te beheren, geen manier om snel drivers en beveiligingsupdates uit te rollen over een groot netwerk, geen manier om BYOD-samenwerking te verwerken of ouderwetse printservers te dumpen.

Nou, die dagen zijn officieel voorbij. Cloud print management en oplossingen voor werken op afstand hebben de manier waarop organisaties met documenten omgaan – en met mensen – fundamenteel veranderd. Deze technologie is in opkomst. Tegenwoordig laat 70% van de bedrijven meer dan de helft van hun workflow via de cloud lopen, en de verwachting is dat de acceptatie van cloud print tegen 2025 55% zal bereiken.

Laten we eens kijken naar cloudprintbeheer en hoe u dit kunt gebruiken om uw organisatie te versnellen.

Printmobiliteit is gearriveerd

Jarenlang was printmobiliteit het ontbrekende stukje in de puzzel van de oplossing voor werken op afstand. Werknemers moesten nog steeds fysieke documenten verwerken en er was geen gemakkelijke of veilige manier om taken op afstand te registreren, vooral niet op BYO-apparaten. Dat is nu allemaal veranderd. In een post-COVID-wereld zijn platforms voor werken op afstand alledaags en zijn organisaties op zoek naar technologie waarmee gebruikers alles kunnen doen wat ze op locatie kunnen doen, inclusief printen.

Voordelen van cloudprintbeheer voor werken op afstand

Oplossingen voor werken op afstand draaien om twee dingen: flexibiliteit en veiligheid. Als u die goed aanpakt, valt alles op zijn plek. Gelukkig helpt cloudprintbeheer zowel veilig printen als flexibiliteit op kantoor te faciliteren. Zo krijgt u het beste van beide werelden.

Printen vanaf elke locatie . Als u een internetverbinding en een compatibele printer hebt, ligt de wereld aan uw voeten. Dat is het mooie van cloudprinten. Diverse organisaties kunnen nu hun documenten printen vanuit huis, coworking spaces of elke locatie met internettoegang. Dit geeft bedrijven enorm veel flexibiliteit.

Apparaatonafhankelijk . Cloudprintbeheer is meestal apparaatonafhankelijk (en als dat niet zo is, zoek dan een nieuwe provider). Dat betekent dat het werkt met vrijwel elk apparaat, inclusief mobiele telefoons, tablets, laptops en desktops. Het enige dat u nodig hebt, is een internetverbinding.

Laat de VPN links liggen . Traditionele printopstellingen hadden wel wat mogelijkheden op afstand, maar ze waren meestal gebouwd rond onhandige Virtual Private Networks (VPN's). Cloudprinten heeft geen VPN nodig, wat het hele proces voor externe werknemers vereenvoudigt.

Integratie met cloudopslag . Cloudprinten integreert ook naadloos met cloudopslagservices zoals Google Drive, Dropbox en Microsoft OneDrive. Thuiswerkers kunnen nu hun documenten openen, controleren en afdrukken, zonder ooit de cloud te verlaten. Geen lokale bestandsoverdrachten meer!

Gecentraliseerd printbeheer . Cloud printbeheer draait om het centraliseren van controle. Als het goed wordt gedaan, biedt het uw IT-managers één plek waar ze trends, printergebruik, verbruiksartikelen, printergegevens, toegangscontroles en apparaatinstellingen kunnen volgen. Dit vermindert op zijn beurt de belasting van IT. Altijd goed.

Beveiliging. Uw eerste gedachte bij 'cloudprinten' is misschien 'beveiligingsrisico'. Maar dat is alleen waar als het slecht is geïmplementeerd. Cloudgebaseerd printbeheer, zoals PaperCut, wordt geleverd met end-to-end WebRTC-encryptie , zodat uw printmetadata veilig en wel is.

Uitdagingen bij printen op afstand

Remote printen heeft een nieuw tijdperk van werk ingeluid, maar het brengt ook bepaalde nadelen met zich mee. Dit zijn niet per se dealbreakers en de meeste ervan kunnen worden verlicht met de juiste systemen. Maar ze zijn toch het vermelden waard:

Internetafhankelijkheid . Daar kun je niet omheen. Internet is de grootste kracht van cloudprinten, en tegelijkertijd de achilleshiel. Als het internet uitvalt, dan uitvalt ook je mogelijkheid om op afstand te printen.

Beveiligingszorgen . Het verzenden van gevoelige printopdrachten via de cloud is een serieuze zaak. Daarom gebruiken de meeste cloud print management-oplossingen een combinatie van end-to-end-encryptie, gebruikersauthenticatie, beveiligde printrelease en biometrische gegevens.

Gegevensprivacy en naleving . Als u in een gereguleerde sector werkt, zoals gezondheidszorg of financiën, zijn er waarschijnlijk strenge wetten over hoe u de cloud gebruikt. Organisaties moeten hier bovenop zitten en cloudprintoplossingen kiezen die voldoen aan alle relevante wetgeving .

Gebruikerstraining . De overgang van een grote organisatie naar de cloud is altijd een uitdaging, vooral als mensen al lange tijd oude systemen gebruiken. Afdrukken is niet anders. De meeste mensen zijn het erover eens dat cloudgebaseerde oplossingen over het algemeen eenvoudiger zijn, maar u zult waarschijnlijk wat tijd en energie moeten investeren in training om een soepele upgrade mogelijk te maken.

Pas uw instellingen aan

Een van de echte voordelen van een robuuste cloud print management oplossing is dat u de printinstellingen van individuele gebruikers kunt aanpassen. Met andere woorden, totale gedetailleerde controle voor uw IT-managers. Gebruikers kunnen toegewezen printlimieten, printbudgetten of verschillende beveiligingsmachtigingsniveaus krijgen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Werken op afstand en productiviteit

Ahh, de luie, ongedisciplineerde olifant in de kamer. Hoeveel studies (en er zijn er veel ) ook aantonen dat werken op afstand de productiviteit van werknemers verbetert, 85% van de bedrijfsleiders gelooft het tegenovergestelde. Het voelt als een onoverbrugbaar verschil dat overbrugd moet worden, als werken op afstand/hybride werk een kans op overleving wil hebben.

Voor nu is het de moeite waard om op te merken dat remote printing absoluut de productiviteit van werknemers verhoogt , al was het maar omdat mensen nu meer werk in minder tijd kunnen verzetten. Nog een reden om de overstap naar de cloud te maken. Neem vandaag nog contact met ons op !