Hoe u cloudprinten kunt implementeren in uw middelgrote bedrijf
Hoe u cloudprinten kunt implementeren in uw middelgrote bedrijf
Cloudprinten, net als elke andere vorm van digitale transformatie, vereist zorgvuldige planning, anders ruilt u de ene vorm van georganiseerde chaos in voor de andere. Voor middelgrote bedrijven betekent dat over het algemeen dat u drie dingen moet garanderen: schaalbaarheid, beveiliging en integratie met bestaande systemen. Dat zijn de punten waarop veel cloudmigratieprojecten mislukken.
En wat bedoelen we hier met 'medium'? Nou, volgens Gartner , een 'middelgrote onderneming' is een bedrijf met een omzet tussen de $ 50 en $ 1 miljard en/of 100 tot 1000 werknemers. Met andere woorden, je bent de startup-fase ontgroeid, maar je hebt de wereld nog niet veroverd. Klinkt dat bekend?
In dit artikel geven we u een aantal tips voor het implementeren van cloudprinten in uw bedrijf.
1. Kies de juiste cloudprintoplossing
Het lastige hier is dat middelgrote bedrijven vaak te maken krijgen met een ontmoedigende mix van on-site en remote werk, een potentiële multi-cloud-opstelling, plus meerdere besturingssystemen en legacy-apparaten. Ja, een beetje een nachtmerrie. Dus de eerste stap voor cloudprinten is het kiezen van de juiste cloudprintprovider. U hebt een apparaatonafhankelijk platform nodig dat werkt met een breed scala aan apparaten en integreert met uw bestaande infrastructuur. Bonuspunten als het een cloudnative platform is . Ga dus op onderzoek uit! Stel vragen, vraag offertes aan en kom erachter wat de belangrijkste kenmerken zijn voor uw bedrijf.
Stel robuuste gebruikersauthenticatie in
Mensen denken dat de cloud onveilig is, maar dat is niet helemaal waar. Het is alleen onveilig als je het niet veilig maakt . En als het gaat om middelgrote bedrijven, met meerdere kantoren en externe werknemers die in en uit lopen, is het eerste waar je je zorgen over moet maken de gebruikerstoegangscontroles. Elke cloudprintmigratie die zijn geld waard is, heeft robuuste authenticatiemethoden nodig, zoals single sign-on (SSO) via Active Directory of Microsoft Azure AD. We raden ook een sterke multifactorbenadering aan met behulp van een combinatie van swipekaarten , wachtwoorden, biometrische logins en pincodes.
Rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC) instellen
Naarmate uw bedrijf groeit en u met name kritieke printinfrastructuur naar de cloud verplaatst, is het van vitaal belang dat uw systeembeheerders beheren wie wat mag printen. Dit is waar op rollen gebaseerde toegangscontroles (RBAC) in het spel komen. De beste manier om te printen in de cloud is om machtigingen in te stellen op basis van de rol of afdeling van de gebruiker. Marketingmedewerkers hebben bijvoorbeeld misschien kleurenprinten nodig, maar financiën waarschijnlijk niet. Stel daarom gewoon de relevante machtigingen in met uw printbeheersoftware. U kunt ook de toegang beperken tot bepaalde MFD's en apparaten, wat helpt de documentbeveiliging te behouden. Het is niet nodig dat het hele bedrijf toegang heeft tot de printers die de salarisadministratie verwerken, toch?
Plan voor schaalbare printimplementatie
Groei is uiteraard een goede zaak, maar het kan een belasting vormen voor uw printomgeving. Vooral voor middelgrote bedrijven, die altijd een paar weken verwijderd zijn van een fusie of een herstructurering. Daarom is het belangrijk om een cloudprintoplossing te kiezen die kan meeschalen met uw bedrijf. Waar u op moet letten, zijn: hoe gemakkelijk is het om nieuwe gebruikers te onboarden? Hoe zit het met het toevoegen of verwijderen van printers? Hebt u een naadloos BYOD-installatieproces? Kunt u de cloudservers opschalen zonder complexe infrastructuurwijzigingen? Hoe zit het met netwerksnelheden en prestatieproblemen? Een van de voordelen van cloudprint is de inherente schaalbaarheid, dus de meeste providers zouden op dit punt behoorlijk goed moeten zijn. Maar het is toch iets om in gedachten te houden.
Integreren met bestaand mobiel apparaatbeheer (MDM)
Externe en hybride werknemers hebben veilige printtoegang nodig vanaf hun mobiele apparaten, maar dat is niet altijd eenvoudig in een groot bedrijf met meerdere kantoren en honderden medewerkers. Welke cloudprintoplossing u ook kiest, deze moet integreren met uw bestaande MDM-oplossing. Zoek naar platforms waarmee beheerders printbeleid rechtstreeks naar de smartphones, tablets en laptops van gebruikers kunnen pushen, of printdrivers vanaf een centrale locatie kunnen uitrollen. Dit zorgt voor veilige en consistente printtoegangscontroles op alle apparaten, zelfs wanneer medewerkers zich buiten het kantoornetwerk bevinden.
Optimaliseer uw kosten met printanalyses
Het is geweldig om printen voor personeel makkelijk te maken, maar weet u waar het toe leidt, toch? Meer printen. Dit is een tweesnijdend zwaard. Enerzijds is het geweldig, uw cloudprintomgeving draait soepel en werknemers kopen in. Anderzijds hebben cloudprintkosten de neiging om uit de hand te lopen, tenminste als ze niet worden bewaakt. Zoals altijd is dit waar uw printbeheeroplossing om de hoek komt kijken. Zorg ervoor dat u live printanalyses uitvoert om het gebruik in verschillende afdelingen bij te houden, stel printquota in en optimaliseer printgedrag (automatisch duplex is een goed begin). Voer regelmatig rapporten uit om de prestaties van uw systeem in de loop van de tijd bij te houden - en houd die kosten onder controle.