De rol van printmanagement in duurzaam printen
De rol van printmanagement in duurzaam printen
Hier zijn wat ontnuchterende statistieken voor u . Tussen 2010 en 2060 zal de wereldwijde consumptie van pulp en papier naar verwachting verdubbelen. Papier is momenteel goed voor ongeveer 26% van al het afval op stortplaatsen en ongeveer 42% van de wereldwijde houtoogst wordt gebruikt voor het maken van papier.
Met andere woorden: we printen veel te veel.
Dat klinkt misschien vreemd voor een printmanagementbedrijf, maar het is waar. Als we onze printvoetafdruk – en printbudgetten – willen verkleinen, moeten we alleen de documenten printen die we daadwerkelijk nodig hebben.
Het goede nieuws is dat milieuvriendelijk printen en duurzaam printen zeker mogelijk zijn. Met de juiste print management software kunt u kosten besparen, papierverbruik verminderen, afval verminderen en spreadsheet-migraine 's avonds laat verminderen. Klinkt goed, toch? Zo stimuleert print management software duurzaam printen.
Wat is duurzaam printen?
Duurzaam printen is de verzamelnaam voor praktijken en technologieën die de milieu-impact van printen minimaliseren. Dit omvat alles van papierbronnen tot printbeheersoftware tot correcte kantoorrecycling. Het gaat meestal om efficiënter gebruik van materialen, minder kantoorafval en alleen printen als het echt nodig is.
Het is het beste om duurzaam printen te zien als een overkoepelend ethos, in plaats van een simpele kostenbesparende oefening. Het gaat om minder gebruiken, maar ook slimmer en doordachter werken. Denk bij elke stap van uw printreis bij uzelf: "Kan dit duurzamer?"
De rol van printmanagementsoftware bij duurzaam printen
Dus hoe speelt print management software een rol in duurzaam printen? Nou, simpelweg, als u beter kunt monitoren wat u print, is het makkelijker om uw printgewoonten te veranderen. Met print management software kunnen IT-managers en kantooradministrators printgedrag volgen en analyseren , zien welke afdelingen het meeste papier gebruiken, gebruikerstrends volgen en kansen ontdekken om onnodig printen te elimineren.
Het is in principe een manier om eco-vriendelijk printen efficiënter te maken: print management laat je de strategieën met de grootste kosten-batenverhouding implementeren. Geen giswerk meer, alleen goede data.
Levert printbeheersoftware ook kostenbesparingen op?
Kort antwoord: ja. Het opzetten van een goed printmanagementsysteem kan zeker kosten besparen. Zonder zo'n systeem kan kantoorprinten snel ontaarden in het wilde westen: personeel kan elke taak, op elke printer, op elk gewenst moment printen.
Er is geen toezicht op het printverbruik of de printgewoonten, dus het bijhouden van uw uitgaven is bijna onmogelijk. Medewerkers geven doorgaans geen prioriteit aan milieuvriendelijke printoplossingen, zoals duplexprinten, dus u gebruikt papier alsof het aan bomen groeit…
Volgens The World Counts bestaat 50% van het bedrijfsafval uit papier. Dat is een enorme potentiële kostenbesparing. Dit is natuurlijk nog maar het topje van de ijsberg. Milieuvriendelijk printen is echt een holistische praktijk en er zijn genoeg mogelijkheden om uw budget verder op te rekken: gebruik gerecycled papier met een lager GSM-gehalte, duurzame cartridges, recyclingprogramma's, personeelstraining, printmanagementbeleid. De lijst is eindeloos.
Tips voor milieuvriendelijk printen voor duurzamer printen
Oké, laten we eens kijken naar wat praktische tips voor milieuvriendelijk printen. Dit zijn een paar dingen die elk kantoor snel kan doen om kosten te besparen en hun printbudget te verkleinen.
Meet uw afdrukken – De eerste stap om een probleem op te lossen, is erachter komen wat het probleem is. In dit geval is het weten hoeveel papier u gebruikt. Gebruik uw printbeheersoftware om bij te houden hoeveel papier u elke week en elke maand verbruikt. Genereer rapporten over dit gebruik en presenteer ze aan het management.
Secure Print Release toevoegen - dit is de functie die een bedrijf heeft gecreëerd (PaperCut, mocht u het zich afvragen). Secure Print Release zorgt ervoor dat documenten alleen worden afgedrukt wanneer de gebruiker zichzelf identificeert bij de printer, met behulp van een swipekaart of pincode of iets dergelijks. Dit voorkomt dat er een enorme hoeveelheid ongewenste documenten wordt afgedrukt en weggegooid.
Duplex printen – Duplex of dubbelzijdig printen is de snelste manier om letterlijk uw papiergebruik te halveren. Met print management software kunt u duplex snel configureren als de standaardinstelling op al uw kantoorprinters, of gebruikers zelfs prompts geven op het moment van printen.
Houd het bij zwart-wit – Zou dit kleurendocument in zwart-wit kunnen zijn? In 99% van de gevallen is het antwoord ja. Kleurenprinten gebruikt duurdere toners en inkten, dus printen in grijstinten of zwart-wit helpt u kosten te besparen en uw printbudget verder op te rekken.
Implementeer printquota's – Gebruik uw printbeheersoftware om individuele printquota's in te stellen, toegewezen aan elke werknemer. Als medewerkers overtollige documenten willen printen, kunt u zelfs een kleine kostenfaciliteit instellen. Quota's en kosten stimuleren beide goede printgewoonten – en minder verspilling.
Training en context – Met print management software die elke taak bijhoudt, is het eenvoudig om uw eco-vriendelijke printvoortgang te delen met het bredere team. Hoe meer u praat over duurzaam printen, hoe meer tips en voortgang u deelt, hoe groter uw kansen om gedrag te veranderen.
Wilt u kosten besparen met duurzaam printen? Ons vriendelijke team kan u helpen een printmanagementoplossing op te zetten om uw budget te maximaliseren en uw voetafdruk te verkleinen. Neem vandaag nog contact met ons op!