Universitair printen: veilig printen in een BYOD-landschap

Afdrukken op de universiteit brengt uitdagingen met zich mee. Als u ooit een campusprintnetwerk hebt beheerd, weet u waar we het over hebben. Beveiligingsproblemen. Diverse gebruikersgroepen. Cloudprinten dat niet onder controle is. Seizoensgebonden serverstress. Oude printers verspreid over een enorme campus.

Daarom zijn printbeheerplatforms en Bring Your Own Device (BYOD), waarbij studenten en medewerkers hun eigen laptops, tablets en telefoons kunnen gebruiken om verbinding te maken met printers, zo populair geworden bij IT-teams op universiteiten: ze maken een einde aan de chaos die de beveiliging van printen op de campus met zich meebrengt.

Implementeer een cloudgebaseerd printbeheersysteem

Begin met de basis, namelijk een cloudgebaseerd printbeheersysteem. Dit geeft sysadmins gecentraliseerde controle over het hele netwerk, inclusief alle BYOD-apparaten. Eén dashboard, één waarheidspunt, volledig op afstand en hybride printmogelijkheden.

We hebben al eerder (veel) over cloudprinten geschreven, maar er zijn twee dingen die opvallen als het gaat om printen op de universiteit.

Ten eerste wilt u authenticatie inschakelen via uw bestaande Directory Services (AD, LDAP of Azure AD, afhankelijk van uw bestaande infrastructuur en besturingssystemen). Ten tweede kunt u services configureren zoals Find-Me-afdrukken , zodat gebruikers hun afdruktaken naar één enkele afdrukwachtrij kunnen sturen, ongeacht of ze zich op de campus bevinden of niet, en ze vervolgens vanaf de dichtstbijzijnde printer kunnen afdrukken.

Integreer met University Directory Services voor authenticatie

We hebben het hierboven al even aangestipt, maar het is de gouden standaard van campus printbeveiliging. Directory-integratie zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het printnetwerk. Het houdt ook het gebruik bij, zodat u printactiviteiten kunt gaan mappen over gebruikers, afdelingen en apparaten (waar printquota's (gaan een rol spelen).

Gebruik LDAP of SSO om te integreren met systemen zoals Microsoft Azure AD of Google Workspace. Configureer uw printers om authenticatie te vereisen via universiteitsreferenties (bijv. studentnummers, wachtwoorden of ID-badges) en maak gebruik van groepsbeleid om gebruikerspecifieke machtigingen te definiëren, zoals afdrukquota's of toegang tot kleurenafdrukken.

Veilige WIFI- en VLAN-segmentatie instellen

De beste manier om campusbeveiliging te gebruiken is om printverkeer op het eigen netwerk te isoleren. Dit beperkt de gevolgen van een mogelijke inbreuk. Hoe werkt dat in de praktijk?

Nou, je kunt beginnen met te eisen dat BYOD-apparaten verbinding maken via een speciaal campus-wifinetwerk, ongeacht of ze van studenten, faculteitsleden of gasten zijn. Segmenteer het netwerk zelf met behulp van afzonderlijke VLAN's, elk toegewezen aan een specifiek type verkeer, zoals studentenapparaten, faculteitsapparaten, printers en IoT-apparaten.

Hiermee isoleert u uw afdrukservices van algemeen dataverkeer. Tot slot kunt u firewalls en toegangscontrolelijsten (ACL's) gebruiken om de toegang tot afdrukservers te beperken, zodat ze alleen door geauthenticeerde apparaten kunnen worden gebruikt. Hiermee blijft u voldoen aan wetgeving op het gebied van gegevensprivacy, zoals GDPR of FERPA.

Maak mobiel printen mogelijk met veilige apps

Met BYOD probeert u altijd een balans te vinden tussen gebruiksgemak en beveiliging. Met mobiele printapps, zoals PaperCut Mobility Print Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig toegang krijgen tot het printnetwerk, documenten laden en de printinstellingen direct aanpassen.

Combineer dit met beveiligde afdrukvrijgave , zodat alleen geautoriseerde gebruikers afdruktaken kunnen vrijgeven op de MFD, en u hebt een eenvoudig te gebruiken, end-to-end gecodeerd, centraal beheerd, extern afdruksysteem. Nieuwe gebruikers aan boord halen is net zo eenvoudig als het vaststellen van hun universitaire referenties en ze vervolgens de app op hun BYOD-apparaat laten installeren. Klaar!

Maak gebruik van IoT-technologie

In een ideale wereld is het het beste om multifunctionele printers (MFD's) te beschouwen als IoT-edge-apparaten , wat betekent dat de nadruk ligt op endpoint protection en realtime monitoring. Met nieuwe printermodellen kunt u IoT-enabled kaartlezers gebruiken zoals RFID of NFC voor het verifiëren van studenten- en personeels-ID's.

Deze kunnen worden geïntegreerd via apps voor printbeheer, zoals PaperCut, voor contactloze authenticatie. Er is zelfs de groeiende mogelijkheid van biometrische scanners waar afdrukken met hoge beveiliging vereist is.

Kijk ten slotte naar IoT-enabled real-time monitoring, wat een geweldige proactieve beveiligingsmaatregel is. Printers kunnen worden uitgerust met IoT-sensoren om gebruikspatronen te monitoren en ongebruikelijke printactiviteit te detecteren. Combineer dit met geautomatiseerde foutrapportage en u kunt problemen snel signaleren zodra ze zich voordoen.

Dit soort proactieve dreigingsdetectie is cruciaal. IoT-verbonden printers verzenden continu operationele en beveiligingsgegevens naar gecentraliseerde bewakingssystemen. Waarschuwingen worden vervolgens in realtime geactiveerd, zodat uw sysadmins direct actie kunnen ondernemen. U moet rekening houden met het beveiligen van IoT-eindpunten om de risico's van ongeautoriseerde toegang of apparaatmanipulatie te verminderen.

Blijf compliant

Welke wetten voor gegevensbescherming en privacy u moet naleven, hangt af van de regio waarin u actief bent. Maar de meeste regelgevende systemen hebben een paar dingen gemeen: veilige verwerking van persoonsgegevens, veilige opslag en veilige verzending.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van Europa vereist bijvoorbeeld dat universiteiten heel voorzichtig zijn met zaken als studentendossiers, faculteitsinformatie en onderzoeksgegevens. En als je op duizenden BYOD-apparaten op verschillende campussen print, is het niet altijd makkelijk om compliant te blijven.

Daarom is BYOD-vriendelijke printmanagementsoftware zo cruciaal. Het haalt het giswerk uit de naleving van regelgeving.

Gebruikersauthenticatie : BYOD-afdrukoplossingen maken gebruik van veilige gebruikersauthenticatie (meestal met ID-kaarten of pincodes) om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers vertrouwelijke documenten kunnen afdrukken.

Gegevensversleuteling : afdruktaken vanaf BYOD-apparaten moeten tijdens de verzending worden versleuteld om onderschepping of ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Audittrails : Uitgebreide logging en rapportage van afdrukactiviteiten zorgen voor een duidelijk audittrail, waarmee de verantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking wordt aangetoond.

Bewaarbeleid : Automatisch verwijderen van voltooide afdruktaken van de printserver zorgt ervoor dat wordt voldaan aan de principes voor gegevensminimalisatie.

End-to-end-encryptie

Universiteiten printen veel vertrouwelijk – cijfers van studenten, opdrachten, financiële informatie, gegevens, etc. – dus end-to-end encryptie is een basisvereiste, vooral als u wilt voldoen aan de data-compliance met zaken als de AVG. Printopdrachten moeten tijdens het transport en in rust worden gecodeerd met behulp van veilige protocollen zoals HTTPS, IPPS of SSL/TLS, ervan uitgaande dat ze compatibel zijn met eventuele oudere apparaten die u hebt.

Meer informatie over de ingebouwde encryptie van PaperCut vindt u hier , maar over het algemeen, en vooral in gemengde omgevingen, raden we aan om IPPS te implementeren met PaperCut Mobility Print.

Maak gebruik van analyses

Print analytics zijn de superkracht van uw IT-afdeling, vooral in complexe BYOD-omgevingen. Ze geven u volledige zichtbaarheid en controle over alles, van individuele gebruikerspatronen tot tonergebruik op afdelingsniveau. Print analytics-tools kunnen statistieken bijhouden zoals het aantal printopdrachten op de campus, pagina's die per gebruiker of afdeling worden afgedrukt, printergebruikspercentages en soorten afgedrukte documenten (bijvoorbeeld enkelzijdig versus dubbelzijdig).

Hierdoor kan IT snel printers die te weinig (of te veel) worden gebruikt, opsporen, wat een betere load balancing en herimplementatie mogelijk maakt. Hetzelfde geldt voor afdelingen met veel gebruik, die mogelijk printquota's of -beleid moeten afdwingen, of zelfs training in duurzaamheid en afvalbeheer nodig hebben.

Door deze inefficiënties te identificeren – te veel enkelzijdig printen, te veel kleurenprinten, te veel niet-afgehaalde printopdrachten en het printen van niet-essentiële zaken – kunt u geld besparen en uw printomgeving veel duurzamer maken. .

Het is een win-winsituatie.